[MS Office]利用主控文档和目录自动生成做作业

[aRNoLD]

几周前杨老师的课程结束时就开始想着做考试那天要交的作业，一共有三份：一份《新百现场观测报告》，一份《围棋子实验报告》，和一份联系OM理论与实际的大作业。本来这三份作业间隔的时间较长，手头已经有了前两份作业的部分内容，外加实验数据的EXCEL表格，但因为手头没有第三份作业的素材和数据，一下子无法完工，于是一拖再拖，直到上周四才想到赶回家采集数据，并准备完成全部运营管理的作业。然未料及自己用了多年的Office软件，从Office95之前便开始一个一个版本的升级，却仍然在文件的操作过程中浪费了相当大的精力和时间。现将一种非常高效、规范的长文件创建方法写下来共享备用。

通常，在创建WORD文档时，所有的文字、图档等都是写在一个文件里的，这主要是因为平时处理的文档内容量不大，且单个文件的格式化方便等原因。但是在处理较大量的WORD文本时，一旦出现硬件或软件的失误，或在需要对文件内容各个方面进行引用，乃至要对一个批量的WORD文档进行集中管理时，单个文档的方法就不再适用了。这时最规范的方法就是采用一个主控文档管理其它分章节的子文档甚至子子文档，并在主控文档中自动生成目录。在微软Office在线的培训课程中关于此部分的指导提及到了域、TOC等要素，难以让人理解，虽然较完整的看过一遍，但仍然难以重述。对于具体应用操作的人来说，还是分几步用死板的办法讲清更快捷些。

在微软的在线培训课程中，建议使用的方法是先列大纲，再根据大纲创建子文档，但是我手头已经有了部分文档，因此采用了列出大纲后插入子文档的方法处理。

首先，如果在已有的工具栏上没有找到大纲部分，则在工具栏中打开大纲工具栏（视图－工具栏－大纲）的显示使之加载到菜单工具栏中。

然后，将希望在主控文档中列明的部分按大纲要目形式键入（这一步要将WORD切换至大纲视图），比如我的主控文档中希望列明“新街口百货现场观测作业”、“围棋子实验报告”、“大作业”这三项，再按实际情况为三者安排样式（在菜单栏的下拉列表中，在这里，我选择的样式是标题一，这样每个子文档里的其它标题就可指定为标题二了）。

接着，将鼠标移至每个大纲项前点击选中该项大纲，比如“围棋子实验报告”，使之反白显示，再到大纲工具栏中点击插入子文档（或创建子文档，如果该子文档事先没有创建）。在这一步时，如果进行的是创建子文档的操作，则保存的文件名是该主控文档的文件名，而其中所涉及到的其它子文档将会依大纲项的名字由WORD自动保存到同目录下。

最后，再将WORD视图切换回页面视图或普通视图中，点击菜单栏上的插入－页码，为全部文档标上页码号，样式可以自己在对话框中指定。这样，由主控文档控制的一个批量的长文档工作就基本做完了。

如果需要将作业创建的如同一本出版物那样，那么还需要在文档最前处加上索引目录，这一步因为涉及到页码，如果由人工操作，那么在日后重新编辑子文档时将会相当的麻烦，因此WORD中关于目录生成的强大功能就派上用场了。用快捷键CTRL+HOME直接将鼠标回到文档最开头的位置，在菜单工具栏中选择插入－引用－索引和目录，在弹出对话框中点选目录标签，其中的格式可以根据个人喜好选择，但是显示级别要根据文档的大纲及目录显示要求来定，WORD中默认值是3，但在本次作业中，2就足够了；如果文档较多，层级较多，那么也许会需要五六级，这要根据目录中显示的文档层级来定。点击确定后WORD将在文档开始处生成一块索引目录，鼠标点击则显示为一个灰色块。一般而言，这样处理后的文档用于上交作业就没有问题了（如果没有领取中心下发的作业封面，那么自己打印的话，还要在主控文档前增加一个作业封面的WORD文档），但如果还想进行一些域方面的参数调整，那么只要在灰色块上点击鼠标右键对域部分进行操作就可以了，或者可以记下如下的快捷键：ALT+F9用于编辑域，F9用于更新域（主要是用于目录和页码调整后的更新）。